Rádio Peão X Comunicados oficiais

Por Renata Faila

Atualmente, o grande desafio das organizações quando pensamos em comunicação interna é descobrir como acalmar os ânimos da famosa rádio-peão. Na maioria dos casos, as organizações se preocupam mais em amenizar as conseqüências dos boatos negativos gerados pela rádio-peão, do que em solucionar as causas reais do problema.

A rádio-peão só age de maneira negativa se houver deficiência na comunicação oficial da empresa. Uma vez que os funcionários são informados frequentemente do que acontece em seu ambiente de trabalho de forma clara e transparente, não sobram lacunas a serem preenchidas com boatos negativos. Na grande maioria dos casos, a rádio-peão vai falar sim, mas sobre os fatos que foram expostos, apenas para reforçar a mensagem que a organização desejava transmitir.

Mais uma vez reforçamos a idéia de que a organização precisa "pensar junto" com os funcionários, pois para fazer uma comunicação eficiente é necessário direcionar as informações a partir do interesse do público, de forma que ele consiga compreender a importância daquilo para si, para o trabalho e para o todo da organização, não se restringindo apenas ao que a direção julga importante. Nesse processo a rádio-peão é importante também, uma vez que transmite as necessidades e os desejos dos funcionários; cabe à organização portanto, filtrar o que chega a ela por esse meio e tentar solucionar da melhor maneira para ambas as partes.

Com profissionais capacitados comandando a comunicação, os resultados da junção da comunicação formal e informal só poderão ser positivos, uma vez que as mensagens receberão reforço por parte dos maiores interessados: os próprios funcionários. Quando estão motivados e bem informados usarão a rádio-peão de maneira saudável para otimizar o seu trabalho, propagando o sentimento de pertencer àquela empresa e tornando o clima organizacional tranquilo.

Referência: http://www.fa7.edu.br/recursos/imagens/File/jornalismo/monografia/2010/Monografia_PDF_REBECCA.pdf

Os Conselhos Internos de Comunicação

Por Renata Faila

Ao estudarmos a comunicação informal e a comunicação interna não nos resta dúvida de que a rádio peão deveria ser uma prática menos recorrente nas empresas e, também que por meio dela, grandes crises podem surgir. Porém, os teóricos que me desculpem, mas é praticamente impossível apontar uma empresa que tenha eliminado esse hábito de forma definitiva. Até porque, podemos verificar que em muitos lugares a rádio peão não funciona somente para o mal, mas é utilizada sempre que necessário, por ser o único meio que os funcionários encontram para se comunicar.

Como então resolver este problema?

Uma das formas mais eficientes para aproximar a comunicação informal e a organização é o chamado “Conselho de Comunicação”.

O Departamento de Comunicação normalmente é a área responsável pela criação do Conselho, de forma a garantir o alinhamento do planejamento das ações, com os objetivos da organização e claro, com a sua cultura. A primeira iniciativa para sua formação é a escolha dos membros, ou seja, dos Conselheiros. O ideal é que cada área ou departamento tenha um representante escolhido, seja por meio de uma eleição ou pela indicação de seus gestores.

Este representante deve ser proativo e engajado com as necessidades de sua área, além de entender que sua missão não é representar apenas os próprios interesses, mas sempre (e principalmente) pensar no todo. Essa costuma ser a parte mais difícil, por isso todos os membros devem receber um bom treinamento para que a ideia possa ser levada adiante com sucesso, tal qual foi estruturada.

O Conselho de Comunicação é uma espécie de fórum, no qual os funcionários membros têm a possibilidade de expressar suas preocupações, dúvidas ou sugestões e também dos profissionais de comunicação repassarem a todas as áreas as informações corretas, envolvendo todos os representantes no processo da tomada de decisão e deixando os funcionários sempre atualizados, umas vez que os conselheiros devem repassar a informação. É importante ressaltar que as reuniões de Conselho não são um momento de reclamações, portanto os responsáveis devem orientar quem deve ser contatado para que se possa melhorar o cenário, sem deixar tais insatisfações pelos nos corredores da empresa.

É por meio deste Conselho que o departamento de comunicação vai reconhecer as dificuldades do trabalho e sugestões dos colaboradores, para poder filtrar quais problemas são da alçada dos comunicadores e quais devem ser endereçados aos departamentos correspondentes, até que cheguem a uma solução. Este é um ponto muito importante: a equipe de comunicação não deve interferir naquilo que não lhe diz respeito, porque isso pode fomentar a criação de inimizade com as demais áreas, além de ser uma forma de prevenção que o Conselho perca força e credibilidade.

Uma vez que um bom trabalho é “feito”, recebendo o devido apoio e feedback da alta gestão, o Conselho ganha representatividade efetiva perante a organização e o processo comunicacional passa a fluir naturalmente, contribuindo para eliminar boa parte dos problemas gerados pela rádio peão, fofocas ou outras formas possíveis de comunicação no contexto da informalidade.

Referências: Aula de comunicação interna da Profa Viviane Mansi. 

Formal X Informal: rivais ou parceiras?

Por Jéssica Medeiros

Comunicação interna é um conjunto de estratégias usadas para solidificar a identidade com a cultura organizacional, alinhando a linguagem praticada internamente em uma instituição junto aos seus públicos. A partir disso, o engajamento dos funcionários aumenta em decorrência da criação do sentimento de pertencer àquela empresa.  A comunicação interna é composta por duas grandes redes: formal e informal. 

As redes formais em geral são verticais e seguem a hierarquia da empresa. Esse tipo de comunicação é classificada como descendente, (ou seja, é transmitida pelo presidente da empresa e chega até os mais baixos cargos), e tem o intuito de transmitir as informações que o público interno precisa ter conhecimento como os objetivos e metas da organização, políticas e conduta. Esse tipo de rede pode disseminar seu conteúdo utilizando ferramentas como a intranet, jornal mural e newsletter.

É importante que essas ferramentas sejam claras, de fácil entendimento e também que a empresa disponha de canais eficientes para receber feedback. A organização que possibilita o diálogo ganha credibilidade perante seus funcionários e evita que estes procurem outras formas de obter as informações.

É neste ponto que citamos a rede informal. Esta flui em qualquer sentido hierárquico e muitas vezes pode fugir ao controle da alta gestão. Ao contrário da formal, podemos dizer que na maioria dos casos, essa rede de comunicação é ascendente, uma vez que a informação divulgada pode ser criada e transmitida por pessoas de cargos mais básicos na empresa, como por exemplo, pelo “chão de fábrica” até que chegue aos ouvidos do CEO. Essa forma de comunicação serve para dar notoriedade aos problemas, resultados, sugestões e necessidades do universo organizacional interno. A informação pode passar a ter relevância por meio de uma simples conversa em um almoço de negócios, nos corredores e nas salas da empresa, e em alguns casos, pode surgir em decorrência de boatos ou pela chamada “rádio peão”.

Ainda hoje é muito comum que as empresas se preocupem mais com a comunicação formal que com a informal. No entanto, isso pode ser um equívoco, já que as redes informais geralmente são consideradas o “termômetro dos sentimentos” do público interno e devem receber atenção. Por um lado, esta rede facilita a rotina de trabalho por ser menos burocrática, mas por outro, se os funcionários de uma empresa tem a “rádio peão” como principal fonte de informação, podemos identificar aí um sério problema de comunicação.

Neste blog vamos identificar quais são os principais elementos que caracterizam a comunicação informal e analisar seus pontos positivos e negativos, mostrando a importância do equilíbrio entre as duas redes de comunicação dentro das empresas para assim obter um melhor rendimento de seu público interno.