Os Conselhos Internos de Comunicação

Por Renata Faila

Ao estudarmos a comunicação informal e a comunicação interna não nos resta dúvida de que a rádio peão deveria ser uma prática menos recorrente nas empresas e, também que por meio dela, grandes crises podem surgir. Porém, os teóricos que me desculpem, mas é praticamente impossível apontar uma empresa que tenha eliminado esse hábito de forma definitiva. Até porque, podemos verificar que em muitos lugares a rádio peão não funciona somente para o mal, mas é utilizada sempre que necessário, por ser o único meio que os funcionários encontram para se comunicar.

Como então resolver este problema?

Uma das formas mais eficientes para aproximar a comunicação informal e a organização é o chamado “Conselho de Comunicação”.

O Departamento de Comunicação normalmente é a área responsável pela criação do Conselho, de forma a garantir o alinhamento do planejamento das ações, com os objetivos da organização e claro, com a sua cultura. A primeira iniciativa para sua formação é a escolha dos membros, ou seja, dos Conselheiros. O ideal é que cada área ou departamento tenha um representante escolhido, seja por meio de uma eleição ou pela indicação de seus gestores.

Este representante deve ser proativo e engajado com as necessidades de sua área, além de entender que sua missão não é representar apenas os próprios interesses, mas sempre (e principalmente) pensar no todo. Essa costuma ser a parte mais difícil, por isso todos os membros devem receber um bom treinamento para que a ideia possa ser levada adiante com sucesso, tal qual foi estruturada.

O Conselho de Comunicação é uma espécie de fórum, no qual os funcionários membros têm a possibilidade de expressar suas preocupações, dúvidas ou sugestões e também dos profissionais de comunicação repassarem a todas as áreas as informações corretas, envolvendo todos os representantes no processo da tomada de decisão e deixando os funcionários sempre atualizados, umas vez que os conselheiros devem repassar a informação. É importante ressaltar que as reuniões de Conselho não são um momento de reclamações, portanto os responsáveis devem orientar quem deve ser contatado para que se possa melhorar o cenário, sem deixar tais insatisfações pelos nos corredores da empresa.

É por meio deste Conselho que o departamento de comunicação vai reconhecer as dificuldades do trabalho e sugestões dos colaboradores, para poder filtrar quais problemas são da alçada dos comunicadores e quais devem ser endereçados aos departamentos correspondentes, até que cheguem a uma solução. Este é um ponto muito importante: a equipe de comunicação não deve interferir naquilo que não lhe diz respeito, porque isso pode fomentar a criação de inimizade com as demais áreas, além de ser uma forma de prevenção que o Conselho perca força e credibilidade.

Uma vez que um bom trabalho é “feito”, recebendo o devido apoio e feedback da alta gestão, o Conselho ganha representatividade efetiva perante a organização e o processo comunicacional passa a fluir naturalmente, contribuindo para eliminar boa parte dos problemas gerados pela rádio peão, fofocas ou outras formas possíveis de comunicação no contexto da informalidade.

Referências: Aula de comunicação interna da Profa Viviane Mansi. 

A comunicação informal usada de maneira inteligente

Por Luisa Petry

Atualmente, os “olhos” das organizações estão muito voltados aos seus funcionários, pois os processos, o bom relacionamento e o alcance dos objetivos da empresa dependem do trabalho de cada um. Fica cada vez mais nítido que elas estão interessadas em motivar e capacitar equipes, além de estarem atentas aos desejos, opiniões e ideias de seus colaboradores. Houve um processo de conscientização de que todos esses aspectos também influenciam seus resultados financeiros e principalmente, a consolidação de sua imagem e reputação frente aos seus públicos de interesse.

Por estes motivos, a comunicação informal tornou-se relevante dentro das organizações. Geralmente, ela era subestimada pelas pessoas, vista com maus olhos e existia uma convicção que ela deveria ser evitada de qualquer modo. No entanto, com ressalva aos boatos e fofocas, percebeu-se que esse tipo de comunicação pode ser um sinalizador da necessidade de um melhor conhecimento do que pensam os colaboradores. Sem ela, o processo de comunicação fica fragilizado.

Muitas vezes, aquela conversa "inocente" na hora do cafezinho, pode ser o momento de maior manifestação das angústias encontradas no dia a dia do trabalho, além de opiniões sobre as necessidades da empresa, que poderiam ser mediadas por um líder disposto a "abraçar a causa" e claro, melhora-la. São momentos e informações ricas para a organização, que poderiam posiciona-la a uma mudança benéfica a todos os envolvidos.

    



A comunicação informal já faz parte do processo de  gestão de uma empresa. Momentos que favorecem conversas informais, onde todos estão em igual situação (como almoços, confraternizações, aniversários, happy hours, ...), podem incitar raras manifestações a respeito de determinado assunto que dificilmente apareceriam em conversas formais  em um ambiente de trabalho. Na maioria das vezes, os líderes não estão preparados para analisar e enfrentar esses fatores, e esquecem que isso pode influenciar na produtividade e nas tomadas de decisão.



Deve-se destacar também a importância das informações atuais e ainda não documentadas, comunicadas de maneira interpessoal e visual, as quais os líderes devem estar atentos, pois possuem detalhes sutis e quase imperceptíveis, que podem dizer muito. É por isso que, a comunicação informal também nos auxilia na visão do clima organizacional e na reação de seus colaboradores à possíveis mudanças.



Eis a grande vantagem deste tipo de comunicação em relação a comunicação formal: a diminuição dos obstáculos encontrados nas relações possibilita uma maior franqueza na troca de informação, tornando os relacionamentos mais estreitos e auxiliando na proposição de soluções e principalmente, na confiança de que determinada situação pode ser melhorada se tiver o engajamento de todas as partes. Em suma, isso pode explicar sua força.

A comunicação informal contudo, já é considerada uma ferramenta fundamental na gestão administrativa das organizações, e ao contrário do que muitos pensavam, não deve ser "abafada com panos quentes" ou  em outros casos extinta, mas sim utilizada em benefício da organização e do bem estar de seus colaboradores.

Referências: http://www.impactosistemas.com.br/, http://www.administradores.com.br/. 

Criatividade e motivação no ambiente de trabalho

Por Jéssica Medeiros

O ambiente de trabalho pode dizer muito sobre uma organização. Se o ambiente é sério e formal demais, é provável que as pessoas que ali trabalham não estejam muito confortáveis, no entanto, um escritório, colorido, arejado e claro, é constituído por profissionais mais alegres, motivados e comunicativos. A partir disso, podemos relacionar a qualidade e motivação dos ambientes de trabalho com a comunicação informal dentro das organizações.

Dependendo da cultura da empresa, o ambiente corporativo pode ser menos ou mais divertido. Porém, independentemente da área de atuação da organização, climas mais descontraídos são necessários para permitir a manifestação de ideias, muitas vezes proveitosas, que em um ambiente mais formal sequer seriam pronunciadas. Prova disso são os famosos brainstorms realizados pelos profissionais quando precisam de ideias inovadoras. Em um clima mais descontraído em que vale falar tudo sem ser julgado e onde qualquer insight pode ser valioso, a criatividade flui sem esforço.

Um exemplo de empresa, que une todos esses atributos (ser sinônimo de criatividade e inovação, possuir um ambiente/clima organizacional bem descontraído e informal) é o Google. Seus escritórios são coloridos, divertidos, possuem salas de jogos com vídeo games, mesa de bilhar, patinetes e outros eletrônicos que estimulam seus colaboradores no desenvolvimento de suas atividades.

Esse caráter livre, não submetido às regras e normas ditatoriais oriundas da alta administração, nasce espontaneamente da convivência grupal, do diálogo e troca entre os participantes. Por isso, deixar o clima organizacional mais divertido não significa esquecer que é preciso atingir resultados, não é deixar de lado a seriedade e o compromisso que é assumido com a empresa e seus clientes. É simplesmente deixar a criatividade fluir no momento oportuno!

O próprio Google comprova que as melhores ideias e invenções de seus funcionários ocorrem nesses momentos descontraídos. Nos 10% de tempo que eles têm para fazer o que realmente querem, os funcionários produzem mais do que nos 90% restantes, que ficam em suas mesas na frente de um computador. Em suma, uma empresa deve analisar cuidadosamente os benefícios que pode ter ao assumir um viés mais informal, um líder mais espirituoso, uma equipe mais entrosada, um ambiente menos sisudo.

Como já temos visto no decorrer das publicações, a comunicação informal é inevitável. Os indivíduos agregam uns aos outros ao formarem grupos, e por isso devem usar da comunicação como ferramenta em prol da organização, uma vez que a informalidade costuma revelar o que está implícito nas relações. Sem esse sistema, tornar-se-ia impraticável o desenvolvimento do espírito de equipe, das motivações e da identificação pessoal com a empresa.

Bate papo Informal

Por Bianca Ferrari

No bate papo desta semana o Coordenador e Professor do curso de Relações Públicas da Faculdade Cásper Líbero, Luiz Alberto de Farias, nos ajuda a compreender melhor um tipo de comunicação informal: a fofoca no ambiente corporativo.

Conversando sobre Comunicação: Qual o cenário organizacional propício para o surgimento da fofoca?

Luiz Alberto: Ao contrário do que se poderia imaginar, a fofoca não é necessariamente resultante de ambientes, mas de cenários e de pré-disposições. Não é somente em espaços de dúvida, de hesitação que ela surge. Também pode haver em contraposição a uma proposta informativa e dialógica, porque é reflexo de intertextualidades a partir do posicionamento psicológico mal intencionado de algumas pessoas. Assim, qualquer ambiente pode ter a ação da fofoca, que tende a ser minimizada e combatida, ou vice-versa, em organizações nas quais a comunicação clara e transparente possa ser um lenitivo à má fé.

Conversando sobre Comunicação: A fofoca é sempre uma comunicação informal negativa?

Luiz Alberto: O conceito de fofoca é, a priori, negativo, porque se serve da especulação e disseminação de informações com má intenção, seja de desconstrução de cenário, seja para provocar a dúvida. Então, esse elemento, a fofoca, é sempre ruim, diferentemente do boato, que pode ter uma relação de causa e efeito que o explique, mesmo que não o justifique.

Conversando sobre Comunicação: Quais métodos podem ser utilizados para colocar fim a esse tipo de comunicação?

Luiz Alberto: Fofoca se extermina na origem: confrontação do emissor mal intencionado com o próprio objeto disseminado. Deve-se trazer o assunto à tona e esclarecê-lo, estressá-lo, até que perca o potencial de geração de curiosidade e de multiplicação.

Conversando sobre Comunicação: Quando um funcionário é vítima de uma fofoca, como a organização pode ajudá-lo?

Luiz Alberto: Toda organização deve ter claro para si, de forma escrita ou não, um princípio ético, um código de conduta, e isso deve pautar a ação em defesa a uma pessoa que seja vitimada, assim como deve tomar atitudes contra o elemento que tenha gerado o problema. Em alguns casos a ação deve ser até mesmo judicial, de modo a responsabilizar as pessoas que se utilizam da informação como arma destrutiva.

Conversando sobre Comunicação: Você já vivenciou alguma crise organizacional motivada por uma fofoca? Poderia citar, em linhas gerais, um exemplo?

Luiz Alberto: A fofoca pode ser confundida com boatos. Eu, é claro, já estive em muitos ambientes nos quais isso ocorreu. A premissa é que o combate a isso melhor se dá quando o assunto é debatido – mesmo sendo, eventualmente, gerador de desconforto – e esgotado, de molde a não restar possíveis desdobramentos. Hoje, com as mídias sociais à disposição de um sem-número de pessoas o risco e o prejuízo podem ser maiores, mas nem sempre deve-se utilizar o mesmo canal para responder, porque por vezes isso alimenta a disseminação das “interpretações livres” e da ampliação do debate vazio.

Esse bate papo nos ajuda a perceber que a fofoca é na maioria das vezes prejudicial à organização e deve ser combatida assim que se tem consciência de sua disseminação. Para acabar com uma fofoca, a empresa deve se dirigir ao seu público interno e esclarecer os fatos, tirando todas as possíveis dúvidas sobre o assunto. Ignorar uma fofoca acreditando que o tema vai esfriar e o assunto não terá repercussão é um grande erro que pode, eventualmente, levar a grandes crises. Dessa forma, os profissionais de relações públicas devem se atentar aos funcionários e ter a sensibilidade de perceber esse tipo de comunicação informal em seu ambiente corporativo, a fim de manter o clima organizacional sempre o melhor e mais saudável possível.

O Conversando sobre comunicação agradece a contribuição dada pelo profissional Luiz Alberto de Farias para o tema abordado neste post.

“Disse-me-disse” no ambiente corporativo

Por Thairine Teixeira

Seguindo a linha das formas de comunicação informal que podem surgir no universo corporativo de maneira incontrolável, temos mais um assunto sensível a ser abordado: o fuxico, mexerico, ou se preferirem, a tradicional “fofoca”. Esta surge quando existe a interação de pessoas, onde quer que elas estejam inseridas, e pode agravar um contexto caracterizado anteriormente por um simples boato. Por este motivo, o ambiente interno das organizações também sofre com a ameaça dessa “virose”, que parece se multiplicar em larga escala entre seus agentes transmissores.

A fofoca geralmente decorre da dificuldade de aceitação da conduta de alguns colaboradores, da não-receptividade a mudanças internas, do relacionamento entre departamentos distintos e até mesmo da inveja que se gera pelo cargo ocupado por um ou por outro funcionário. “Por que isso está acontecendo com ele e não comigo? O que eu posso fazer para evitar esse reconhecimento que não é do meu trabalho, sendo que eu sou mais engajado?”. E são pensamentos como estes que levam o fofoqueiro a se manifestar e espalhar entre os demais alguns problemas que envolvem outros funcionários, os gestores ou a empresa de maneira geral, tornando aquilo que é dito mais relevante do que qualquer outro fator externo.

Infelizmente, esse tipo de comunicação tem se tornado recorrente nas organizações e gera um constrangimento generalizado, um clima organizacional que não é favorável ao desenvolvimento da empresa e, principalmente, a desenvoltura do profissional. Este último, ao invés de otimizar o seu tempo sendo produtivo, dando contribuições com o seu “know-how” , opta por estimular o desrespeito naquele ambiente. Ao final de tudo, essa postura reflete um egoísmo sem tamanho e também a deficiência em se trabalhar em equipe, uma vez que os resultados que poderiam ser alcançados coletivamente são prejudicados por uma iniciativa única. 

O que fazer então para não se tornar um cúmplice dessas histórias? Simplesmente, ao identificar o fofoqueiro em seu convívio, não dê ouvidos a ele! Mantenha a sua etiqueta corporativa, seja profissional, haja sempre com cautela, ética e respeito com relação aos demais colegas de trabalho. Quanto maior a importância e a atenção que forem dispensadas a cada novo “vírus” que aparece, mais difícil pode ser combatê-lo e tornar-se resistente a ele.

Bate papo informal

Por Renata Faila

No post de hoje estreiamos nossa sessão interativa com profissionais de algumas instituições que vivenciam a comunicação informal no ambiente corporativo e precisam reverter os impactos desta diariamente. A entrevistada de hoje é a Rejane Cunha, responsável pela área de Recursos Humanos na função de gerente, sendo experiente na área de gestão de pessoas porque tem passagem por grandes empresas do mercado.

Conversando sobre comunicação: Qual a importância da comunicação informal nas organizações?
Rejane Cunha: Vejo como sinal de vitalidade e de interação entre os funcionários. Porém, quando o profissional utiliza os meios sociais para fins negativos a velocidade do “estrago” é muito maior.

Conversando sobre comunicação: Qual o principal desafio no gerenciamento dessa comunicação?

Rejane: Ter as políticas definidas e divulgadas para utilização da comunicação informal, principalmente das mídias sociais. As regras precisam ser claras. 

Conversando sobre comunicação: Como identificar os líderes informais e como agir com eles?

Rejane: O primeiro passo é ter sensibilidade para diagnosticar/ identificar esses líderes e tentar mostrar o propósito da ação da empresa para os mesmos. É uma ação contínua, onde precisamos mostrar a intenção não só para os líderes, mas também para os outros funcionários, que são as pessoas que acabam elegendo esses líderes.

Conversando sobre comunicação: Já gerenciou alguma crise gerada a partir da comunicação informal?  Comente.

Rejane: Nada grave, apenas o dia-a-dia de líderes e liderados da comunicação informal.

Conversando sobre comunicação: Qual a melhor maneira de usar a comunicação informal a favor da organização?

Rejane: Na minha visão existe uma tendência para a comunicação menos formal e que garanta maior agilidade, ou seja, via meio de comunicação interna, smart phones, mídias sociais, etc. Fundamental é utilizar a liberdade e as ferramentas com bom senso e com propósito produtivo.

Como citado em publicações anteriores, essa entrevista reforça a importância do controle da comunicação informal. Os profissionais de Recursos Humanos, assim como os profissionais de comunicação, ao exercerem um cargo de gestão, devem estar sempre atentos ao ambiente corporativo e às oscilações que nele podem ocorrer devido às trocas impessoais de informações. Ao invés de enfrentarem o desafio de gerenciar a comunicação interna de maneira negativa e agressiva, os profissionais devem a oportunidade que lhes é possibilitada de fortalecer relacionamentos, tornando-a um meio benéfico das empresas comunicarem, uma vez que a informalidade pode aproximar as pessoas e principalmente, neste caso, o público interno.

Agradecimento especial pela colaboração da Rejane Cunha, que nos ensinou um pouco mais sobre a gestão da comunicação informal.

Um toque a mais: dicas de vestuário corporativo

Por Luisa Petry

É muito comum que as pessoas acreditem que a comunicação só acontece quando existem interlocutores que estabelecem um diálogo por meio da fala ou da escrita. No entanto, não podemos desconsiderar a existência da linguagem corporal que pode revelar muito sobre o nosso comportamento e a nossa personalidade. São as chamadas “mensagens não verbais” que o corpo envia de maneira inconsciente às pessoas ao nosso redor, que abrangem desde a nossa postura até o jeito de nos vestir.

A roupa, desde o início dos tempos, é considerada um instrumento de organização e identidade. Revela tradições, elementos que distinguem classes ou funções sociais, sendo, portanto, um meio de nos fornecer indícios sobre o próprio indivíduo ou do grupo ao qual ele pertence.



Em um ambiente profissional, especialmente, deve-se tomar muito cuidado com as vestimentas. É de bom senso evitar roupas muito justas, coloridas, com decotes ou curtas demais, uma vez que a forma com que os colaboradores se vestem torna-se um atributo de identificação do ambiente corporativo.

É por este motivo que, muitas empresas adotam o uso de uniformes, a fim de evitar possíveis posturas inadequadas de seus funcionários. Esta iniciativa transpassa profissionalismo, organização, segurança e confiança ao cliente, além de demonstrar que há uma equipe à disposição para atendê-lo.

A adoção dessa prática auxilia também a reforçar a identidade visual da organização e a fortalecer a marca, uma vez que as cores e conceitos da organização podem ser evidenciados neste tipo de vestimenta.

Os colaboradores são o cartão de visita da organização, por isso, devem ser responsáveis por um bom atendimento ao cliente e também devem zelar para que uma boa “primeira impressão” seja registrada pelo público externo àquela empresa.

Com isso, é dever da equipe responsável pela comunicação interna da organização instruir os colaboradores, seja qual for o nível hierárquico, da maneira mais correta de se vestir, usando ferramentas de comunicação como e-mails, murais, palestras ou até mesmo treinamentos. Investir na postura do colaborador é, acima de tudo, investir na própria marca! Dado esse cuidado e essa atenção, a empresa transparecerá credibilidade e segurança, estará mais preparada para atender seus clientes e caminhará sempre para uma imagem cada vez mais sólida.