Atualmente, os “olhos” das organizações estão muito voltados aos seus funcionários, pois os processos, o bom relacionamento e o alcance dos objetivos da empresa dependem do trabalho de cada um. Fica cada vez mais nítido que elas estão interessadas em motivar e capacitar equipes, além de estarem atentas aos desejos, opiniões e ideias de seus colaboradores. Houve um processo de conscientização de que todos esses aspectos também influenciam seus resultados financeiros e principalmente, a consolidação de sua imagem e reputação frente aos seus públicos de interesse.
Por estes motivos, a comunicação informal tornou-se relevante dentro das organizações. Geralmente, ela era subestimada pelas pessoas, vista com maus olhos e existia uma convicção que ela deveria ser evitada de qualquer modo. No entanto, com ressalva aos boatos e fofocas, percebeu-se que esse tipo de comunicação pode ser um sinalizador da necessidade de um melhor conhecimento do que pensam os colaboradores. Sem ela, o processo de comunicação fica fragilizado.
Muitas vezes, aquela conversa "inocente" na hora do cafezinho, pode ser o momento de maior manifestação das angústias encontradas no dia a dia do trabalho, além de opiniões sobre as necessidades da empresa, que poderiam ser mediadas por um líder disposto a "abraçar a causa" e claro, melhora-la. São momentos e informações ricas para a organização, que poderiam posiciona-la a uma mudança benéfica a todos os envolvidos.
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A comunicação informal já faz parte do processo de gestão de uma empresa. Momentos que favorecem conversas informais, onde todos estão em igual situação (como almoços, confraternizações, aniversários, happy hours, ...), podem incitar raras manifestações a respeito de determinado assunto que dificilmente apareceriam em conversas formais em um ambiente de trabalho. Na maioria das vezes, os líderes não estão preparados para analisar e enfrentar esses fatores, e esquecem que isso pode influenciar na produtividade e nas tomadas de decisão.
Deve-se destacar também a importância das informações atuais e ainda não documentadas, comunicadas de maneira interpessoal e visual, as quais os líderes devem estar atentos, pois possuem detalhes sutis e quase imperceptíveis, que podem dizer muito. É por isso que, a comunicação informal também nos auxilia na visão do clima organizacional e na reação de seus colaboradores à possíveis mudanças.
Eis a grande vantagem deste tipo de comunicação em relação a comunicação formal: a diminuição dos obstáculos encontrados nas relações possibilita uma maior franqueza na troca de informação, tornando os relacionamentos mais estreitos e auxiliando na proposição de soluções e principalmente, na confiança de que determinada situação pode ser melhorada se tiver o engajamento de todas as partes. Em suma, isso pode explicar sua força.
A comunicação informal contudo, já é considerada uma ferramenta fundamental na gestão administrativa das organizações, e ao contrário do que muitos pensavam, não deve ser "abafada com panos quentes" ou em outros casos extinta, mas sim utilizada em benefício da organização e do bem estar de seus colaboradores.
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