Os Conselhos Internos de Comunicação

Por Renata Faila

Ao estudarmos a comunicação informal e a comunicação interna não nos resta dúvida de que a rádio peão deveria ser uma prática menos recorrente nas empresas e, também que por meio dela, grandes crises podem surgir. Porém, os teóricos que me desculpem, mas é praticamente impossível apontar uma empresa que tenha eliminado esse hábito de forma definitiva. Até porque, podemos verificar que em muitos lugares a rádio peão não funciona somente para o mal, mas é utilizada sempre que necessário, por ser o único meio que os funcionários encontram para se comunicar.

Como então resolver este problema?

Uma das formas mais eficientes para aproximar a comunicação informal e a organização é o chamado “Conselho de Comunicação”.

O Departamento de Comunicação normalmente é a área responsável pela criação do Conselho, de forma a garantir o alinhamento do planejamento das ações, com os objetivos da organização e claro, com a sua cultura. A primeira iniciativa para sua formação é a escolha dos membros, ou seja, dos Conselheiros. O ideal é que cada área ou departamento tenha um representante escolhido, seja por meio de uma eleição ou pela indicação de seus gestores.

Este representante deve ser proativo e engajado com as necessidades de sua área, além de entender que sua missão não é representar apenas os próprios interesses, mas sempre (e principalmente) pensar no todo. Essa costuma ser a parte mais difícil, por isso todos os membros devem receber um bom treinamento para que a ideia possa ser levada adiante com sucesso, tal qual foi estruturada.

O Conselho de Comunicação é uma espécie de fórum, no qual os funcionários membros têm a possibilidade de expressar suas preocupações, dúvidas ou sugestões e também dos profissionais de comunicação repassarem a todas as áreas as informações corretas, envolvendo todos os representantes no processo da tomada de decisão e deixando os funcionários sempre atualizados, umas vez que os conselheiros devem repassar a informação. É importante ressaltar que as reuniões de Conselho não são um momento de reclamações, portanto os responsáveis devem orientar quem deve ser contatado para que se possa melhorar o cenário, sem deixar tais insatisfações pelos nos corredores da empresa.

É por meio deste Conselho que o departamento de comunicação vai reconhecer as dificuldades do trabalho e sugestões dos colaboradores, para poder filtrar quais problemas são da alçada dos comunicadores e quais devem ser endereçados aos departamentos correspondentes, até que cheguem a uma solução. Este é um ponto muito importante: a equipe de comunicação não deve interferir naquilo que não lhe diz respeito, porque isso pode fomentar a criação de inimizade com as demais áreas, além de ser uma forma de prevenção que o Conselho perca força e credibilidade.

Uma vez que um bom trabalho é “feito”, recebendo o devido apoio e feedback da alta gestão, o Conselho ganha representatividade efetiva perante a organização e o processo comunicacional passa a fluir naturalmente, contribuindo para eliminar boa parte dos problemas gerados pela rádio peão, fofocas ou outras formas possíveis de comunicação no contexto da informalidade.

Referências: Aula de comunicação interna da Profa Viviane Mansi.